服务对象：在校研究生

服务方式：线上+线下办理

服务地点：学生所在院（系）、研究生院（大活A座311室）

申报材料：《华中科技大学出国(境)申请表》、相关要求材料

办事须知：

1.委培生办理出国（境）手续时需原单位出具的出国（境）函。

2.导师在申请表上签署意见时，应与系统中签署的名字完全一致。

3.学生申请出国（境）时间应在毕业时间之前。

4.如需申请学院国际交流基金，务必先提交基金申请，审批通过后填报系统自动生成的出国境申请表，否则会显示时间冲突。

5.每周周二学院统一线上审核，通过的同学请在周三下午前将纸质材料交至学院，周三研究生院统一收取申请。

办事流程：

1.申请人访问研究生信息系统，国际交流、奖助页面，填写《华中科技大学出国(境)申请表》，请务必根据下方注意事项填报，无误后网上提交，并联系学院国际交流科赖老师进行报备，QQ1043868763。

2.学院线上审核通过后，申请人打印已提交的《华中科技大学出国(境)申请表》（一式三份），按照表格要求，找导师签字；签字后的申请表（一式三份）连同文件所要求的其他材料（一份），交所在院（系）教务部门（南一楼中305 赖老师）。

3.院（系）教务员线上审核申请人的出国（境）申请。

4.院（系）教务员审核通过后，将统一提交申请人出国(境)申请表及相关证明资料至研究生院培养办（大活A座311室）。

5.研究生院培养办线上审核申请人的出国（境）申请，审核通过后在纸质材料上签字、盖章，并返还给申请人所在院（系）教务部门。

6.院（系）教务部门将纸质材料返还申请人。

7.申请人继续办理其他相关财务、出国（境）手续。

附件：出国境承诺书（模板）

注意事项：

1.出国境开始时间为离开国境的时间，最早比邀请函起始时间提前1天。出国境结束时间为返回国境时间，最晚比邀请函结束时间延迟2天，亚洲地区最晚比邀请函结束时间延迟1天。请确定与附件行程单中行程一致。行程单上回国时抵达时间呈现“+1”，即第二日抵达，此情况需以实际到达日期填写出国境结束日期。

2.如出国境参加国际会议，申请表中"拟去国家或科研机构"一栏填写会议中文或英文全称。

3.邀请函应为有签名的正式版本，非录用邮件。

4.出国境申请经研究生院审批通过后方可派出，请预留审批时间提前报送材料。

5.行程单需体现往返行程，仅有去程将退回。

6.若因合理原因，暂时无法购买往返机票，需据实写情况说明，并附往返行程航班、车票截图，上传在行程单附件处。

7.行程中的出入境时间需与申请表中保持一致。后期派出时若因合理原因改换航班，在出入境时间不变且无在境外中转城市停留过夜的情况下，不影响报销。如有出入境时间变动，提前出境或延后入境的，则不能报销。

8.中转时不能住宿，如有特殊情况，应在出境前提交中转住宿情况说明，并经学院和研究生院审批同意，未经审批中转住宿的，不能报销。

9.若已通过学院国际交流基金审核，请加学院国际交流QQ群（522418444），在“群文件-常用表单下载”获取报销材料清单。